Часто привлечение нескольких агентств неизбежно, если речь идет о сложном и масштабном проекте. Разбираемся, какие плюсы и минусы в этой ситуации есть для агентства и заказчика, и что делать, когда вы уже подписали договор.
Совместная работа исполнителей — это всегда риск для проекта и дополнительные затраты на организацию процесса. Чтобы минимизировать эти риски, стоит начать с того, чтобы собрать весь объем работ и грамотно его разделить.
В идеальном случае каждый вид работы должен быть закреплен за определенной командой: проектирование, дизайн, контент, верстка, разработка. Таким образом можно собрать лучших экспертов в своей области, которые будут работать параллельно. А если команды смогут синхронизировать процессы, то это еще и увеличить скорость создания сайта.
Успех проекта с участием многих подрядчиков будет зависеть от заданного ритма работы, коммуникации и построения процесса. При разделении объема работ в документах должны быть зафиксированы:
- Стандарты предоставления материалов между исполнителями;
- Совместные правила работы;
- Определение ответственных за конкретный фунционал;
- Сроки выполнения задач;
- Процедура контроля качества;
- Процесс обсуждения и согласования по переписке и на встречах.
У нас есть опыт как традиционного подхода к совместной работе, так и более сложной схемы взаимодействия.
Для банка ВТБ мы создали новый дизайн по прототипам команды Usability Lab. Для обсуждения общих задач ВТБ организовывали совместные встречи, на которых наши дизайнеры могли прокомментировать прототипы, выбор размера блоков, формы и другие элементы. После завершения работы над дизайном Usability Lab проводили авторский контроль, чтобы убедиться в том, что дизайн макетов соответствует прототипам.
Плюсы
Выбор лучшего агентства в своей области
При разделении нескольких видов работ между разными агентствами, компания-заказчик выбирает исполнителей с максимальной экспертизой в креативе, технической реализации или продвижении. Можно выбрать то агентство, у которого по нужному направлению лучшие кейсы, или каждый раз устраивать тендер на определенный вид работы.
Независимость от одного исполнителя
На крупном проекте каждую часть механизма становится легко заменить: на одном этапе что-то может пойти не так, но при этом пострадает не весь проект, а только часть. Если за сайт отвечает только один исполнитель, и только он знает принципы работы, то компания может попасть от него в зависимость.
Поддержка
Одно из агентств может на своем этапе создать универсальное решение, и тогда клиент может передать поддержку этого решения любому другому исполнителю.
Сроки
Можно сократить срок запуска, если каждая команда работает параллельно над своей частью. Например, одно агентство рисует дизайн, а другое готовит текстовый контент. Или происходит быстрая стыковка: готовый дизайн сразу уходит на верстку.
Сроки для всех этапов должны быть зафиксированы, чтобы каждое агентство знало, где заканчивается их этап и начинается следующий, особенно если одни не могут приступить к своей части, пока не закончили другие.
Минусы
Усложнение коммуникация
За счет переписки коммуникация удлиняется и затрудняется, возрастает риск недопонимания и ошибок.
Сложности на стыках разных видов работ
Прототипирование и дизайн, а также дизайн и верстка могут пострадать, если над ними работают разные агентства. Здесь нужен идеально выстроенный процесс и высокий уровень профессионализма.
Дополнительные расходы на координацию процесса
На синхронизацию процесса и разделение ответственности уходит больше времени: каждый исполнитель должен подготовить функциональное задание по своей части, а также постоянно уточнять статусы задач.
Низкий уровень компетенции и конфликты
Агентства-партнеры не всегда хотят налаживать отношения, погружаться в задачи и специфику работу другого агентства, тратить время на чтение документации. Менеджеры каждого агентства работают над своей частью и не представляют, как это работает в целом.
А также ставят под сомнение экспертизу партнеров: в случае возникновения багов и ошибок, возникнет конфликт, и в итоге пострадает проект.
«Партнерский» сервис
У самих агентств растут затраты на координацию процесса, к стандартному сервису добавляется аккаунт-менеджмент партнеров. Это дополнительные задачи и время менеджера, которое не оплачивается.
Бюрократия
Чем больше сторон участвует в процессе, тем больше бюрократии. В документах необходимо зафиксировать все зоны ответственности.
Появляются и дополнительные этапы согласования, на которые нужно закладывать время: авторский контроль, обсуждение функционала сайта.
Лучшие практики
Разделить все типы работ и зоны ответственности
За один вид деятельности — личный кабинет, дизайн макетов, верстку должен отвечать один подрядчик. Можно разделить проектирование интерфейса и дизайн, верстку и разработку уже сложнее.
От участников процесса требуется высокий уровень профессионализма и грамотный подход. На проекте Дом РФ для того, чтобы сверстать дизайн, сделанный inhouse, мы получили макеты в Zeppelin и техническое задание макеты, UI-kit и стили, поэтому все прошло гладко.
Наладить коммуникацию
Чтобы решить вопрос коммуникации, нужно выбрать инструмент, изначально удобный для всех: почта, таск-трекер, мессенджеры. А также оперативно проводить общие встречи.
Взять в команду менеджера-арбитра
Чтобы снизить градус напряжения на проекте и выстроить коммуникацию, нужен нейтральный проджект-менеджер, модератор. Это может быть человек на стороне клиента или одного из агентств, который идеально понимает процесс и станет связующим звеном между всеми партнерами. Эту проблему может решить менеджер, который хотя бы по верхам понимает работу всех механик.
Найти такого человека непросто, потому что это должен быть специалист одновременно с техническим бэкграундом и представлениями об API, Json и компетенциями менеджера.
При совместной работе нескольких агентств могут возникнуть точно такие же сложности, как и внутри одной команды. И если ваша компания сможет их преодолеть, в проекте воплотятся возможности лучших специалистов.